Любое мероприятие основывается на четырех столпах. В первую очередь это цель самого мероприятия. Для чего мы его создаем? Нужно что-то продать или напомнить потребителю о себе? Нужно сплотить коллектив или просто развлечь публику? Именно от цели зависит формат мероприятия. Квест для сотрудников компании, чтобы как минимум познакомить работников разных офисов и показать, что они делают одно дело.  Или это будет праздничный концерт, под прикрытием которого можно дать рекламу новой продукции? А это значит, что целей может быть и две. 

Нужно учитывать и контингент гостей. То, что интересно подросткам, будет сложно и непонятно ученикам начальной школы.

​

Вторая основа мероприятия - это четкие ограничения. Где и когда его устраивать, на какое время рассчитывать? Сколько выделено денежных средств? Для какой аудитории мероприятие? От этого всего будет зависеть количественный и качественный штат сотрудников, которые будут обслуживать и координировать событие. 

 

Очень важным моментом станет уникальность эвента. Мероприятие не должно повторять предыдущее, так как интерес к нему у публики будет снижен. 

​

Конечно, успех события зависит и от сплоченной команды-организатора и профессионализма каждого из ее членов. Правильно распределенные обязанности и своевременное их выполнение неизбежно приведет к успеху события.

​

​

Планирование и подготовка event-мероприятия представляет собой типичный проект.

Проект есть замысел, который по сути характеризуется своей уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых условий, таких как:

• · Заданные цели

• · Временные, штатные или другие ограничения

• · Обособленность от прочих замыслов

• · Специфическая для данного проекта организация (команда, организация, руководитель проекта)

При планировании event-мероприятия речь идет прежде всего о следующих моментах:

• · Вопрос вытекающий из постановки цели "для чего это все"?

• · Определение отдельных целей: что должно получиться?

• · Вопрос, на основании которого планируются все действия: "что нужно для этого делать"?

• · Далее определяется, кто будет выступать и что будет происходить

• · Требуемая подготовка задается постановкой вопроса: "что для этого необходимо"?